Einwilligungserfordernis bei Videokonferenzen

In unseren vorangegangenen Newslettern haben wir uns bereits mit dem Datenschutz in der Krisenzeit und insbesondere mit den rechtlichen Problemen des Homeoffice beschäftigt.

In diesem Teil möchten wir auf die speziellen Anforderungen bei der Nutzung von Videokonferenzen hinweisen.

Was für Daten werden verarbeitet?

Bei der Anmeldung bzw. Einwahl in das Tool sind regelmäßig Namen, Unternehmenskürzel, geschäftliche Telefon- und E-Mail-Adressen anzugeben sowie die jeweiligen Einwahladressen (Im Homeoffice u.a. auch private IP) gespeichert. Weiterhin werden die gesprochene Sprache sowie Abbildung der aufgenommenen Personen verarbeitet. Dies gilt unabhängig, ob die Bild- und Tondaten nur übertragen oder auch gespeichert werden - es liegt immer eine Verarbeitung i.S.d. DSGVO vor!

Daher gilt es alle Teilnehmer, sowohl Geschäftspartner als auch die eigenen Beschäftigten, jeweils hinreichend über die stattfindende Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten mittels einer Datenschutzerklärung zu informieren.

Auftragsverarbeiter oder nicht?

Bei der Nutzung fremder Server und Dienste (Software as a service) wird regelmäßig ein Auftragsverarbeiter für den Anwender tätig. Hierbei bedarf es eines Auftragsverarbeitungsvertrages, welcher oftmals direkt vom Anbieter bei oder nach der Registrierung abgeschlossen werden kann. Wird ein lizensiertes Tool direkt über die eigenen Server gehostet, ist dies hingegen nicht erforderlich.

Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Gegenüber Geschäftspartnern begegnet man sich regelmäßig auf Augenhöhe und kann sich daher bestenfalls einverständlich auf bestimmte Kommunikationswege vertraglich einigen. Hierbei kann Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b) DSGVO als Rechtsgrundlage dienen. Alternativ besteht die Möglichkeit eine Einwilligung einzuholen. Hierbei sind wiederum die allgemeinen Anforderungen an eine wirksame Einwilligung zu beachten.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f) DSGVO, welcher als Auffangtatbestand bei einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen dient, ist hingegen im Falle der Videoübertragung mit großer Vorsicht zu genießen! Selbst wenn angenommen werden kann, dass ein berechtigtes Interesse zur Nutzung des Fernkommunikationsmittels in Zeiten der Krise, zum Zwecke der Infektionsprävention, vorliegt, fehlt es regelmäßig an der Erforderlichkeit der Videonutzung. So kann es bei eilbedürftigen Verfahren ausreichend sein zu telefonieren. Im Übrigen ist eben auf herkömmliche Kommunikationswege wie E-Mail und Fax sogar die Post zurückzugreifen.

Weiterhin ist zu beachten, dass bei einer Videoübertragung- oder Aufnahme auch personenbezogene Daten besonderen Kategorien gem. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden können. Diese stellt die DSGVO unter besonderen Schutz und deren Verarbeitung darf meist nur aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen erfolgen.

Dies betrifft im Falle der Videokonferenzen vor allem die gesundheitsbezogenen Merkmale. Die Teilnahme von Personen etwa mit erkennbarer körperlicher oder geistiger Behinderung, einer sichtbar schwangeren Mitarbeiterin als auch eines jeden Brillenträgers, stellt damit ein rechtliches Hindernis dar. Daneben können bestimmte Kleidungsstücke oder Gegenstände Ausdruck der religiösen oder weltanschaulichen Überzeugung sein.

In den seltensten Fällen kann dies vor dem Start des Video-Tools sicher ausgeschlossen werden.

Wie sieht es im Beschäftigtendatenschutz aus?

Im Beschäftigtendatenschutz gelten dieselben Grundsätze und es sind zusätzlich höhere Anforderungen an die Freiwilligkeit der Einwilligung zu stellen. Indizien sind beispielsweise Vorteile für den Beschäftigten. Derzeit relevant wäre die Möglichkeit Homeoffice für Beschäftigte anzubieten, die sich dafür im Gegenzug mit der Videokommunikation einverstanden erklären.

Besteht jedoch eine Pflicht zum Homeoffice, beispielweise bei einer behördlich angeordneten Quarantäne, fällt diese Möglichkeit weg.

Stattdessen müssen andere wirtschaftliche oder rechtliche Vorteile eruiert und angeboten werden.

Fazit

Im Ergebnis bedarf es nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) DSGVO zwingend einer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a) DSGVO für die Nutzung von Video-Tools, solange nicht sicher ausgeschlossen werden kann, dass besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.

Für die Praxis ist es daher aus Gründen der Rechtssicherheit dringend angezeigt vor der Nutzung eines Video-Kommunikationstools eine rechtlich sichere Einwilligung einzuholen.

Das Datenschutzteam von MASLTATON unterstützt sie hierbei gerne bei der rechtssicheren Umsetzung Ihres Datenschutzes.